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忙碌不等于高效:提高效率7大法則

【摘要】:
時間是一種有限資源。一位企業家可以一天工作24小時,一周工作7天(任何人所能工作的最大時長)。競爭對手總能在同樣的項目上投入更多的時間、資金,組建更大的團隊。那么,為什么有些小型創業公司卻完成了許多大企業未能做到的事呢?Facebook花費10億美元收購圖片分享應用Instagram,而這家公司只有13名員工!Snapchat,一個擁有30名員工的年輕創業公司,拒絕了科技巨頭Facebook和Go

 

時間是一種有限資源。一位企業家可以一天工作 24 小時,一周工作7天(任何人所能工作的最大時長)。競爭對手總能在同樣的項目上投入更多的時間、資金,組建更大的團隊。那么,為什么有些小型創業公司卻完成了許多大企業未能做到的事呢?Facebook 花費 10 億美元收購圖片分享應用 Instagram , 而這家公司只有 13 名員工!Snapchat,一個擁有 30 名員工的年輕創業公司,拒絕了科技巨頭 Facebook 和 Google 的收購。當然,他們的成功一部分是依靠運氣——其余則源自效率。

成功的關鍵不在于勤奮與否,而在靈活與否。

忙碌和高效有著天壤之別。忙碌并不代表高效率。高效更多在于你如何管理自己的精力,而非如何管理自己的時間。它是一生的功課。我們要學會如何用最少的精力獲取最大的效益。我很慶幸自己能在 Filemobile 這樣優秀的團隊工作。在這里,大家會向我示范高效做事的方法,也會幫助我整理事情的優先順序。我學會將我的工作時間由每周 80 小時縮減為 40 小時,并且在此過程中能夠完成更多的工作。換言之,少即是多。

我通過停止做這 7 件事,來提高我的效率。

 

 

 

1. 不再加班。

你是否曾想過每周 40 小時的工作時間是從哪來的呢?在 1926 年,美國實業家、福特汽車公司的創始人亨利·福特(Henry Ford)進行了一系列實驗,實驗結果很有趣:當你把你的每日工作時長由 10 小時減少為 8 小時,把每周工作時間由 6 天縮短至 5 天時,你的生產力會有所提高。

來源:利用已發布的圖表(《事實還是謊言?》)來計算由于加班而損失的生產力

無論從長期還是短期來看,工作時間越長,工作效率和效益就越低。1980 年,商業圓桌會議(The Business Roundtable)發布一篇名為《制定好的加班時間對建設項目的影響》(Scheduled Overtime Effect on Construction Projects)的報告。

如果隊伍成員持續 2 個多月,每周工作 60 小時或更長時間,那么生產力會不斷下降,從而無法按時完工,其需要的時間會超過由相同規模但一周工作 40 小時的隊伍所需的時間。

在 AlterNet 網站的一篇文章里,編輯薩拉·羅賓遜(Sara Robinson)引用了美國軍隊所進行的一項研究,該研究表明:“每晚失去一小時的睡眠時間會導致認知水平下降的程度,相當于 0.10 的血液酒精濃度(blood alcohol level)所引起的認知水平下降程度”。你或許會因醉酒上班而被解雇,但提拔一個熬夜加班的人卻被認為是可以接受的。

先不說你昨晚通宵后要怎么繼續你的一天,你已經不大可能仍對這個世界感到特別的愉快和歡樂。由過度疲憊所導致的低落情緒會讓你比平時更消極。比消極情緒更糟糕的是,這種心態常常伴隨著積極思考和行動的意愿的降低、控制沖動能力的下降、自信度降低、同情心的減少、以及情商的降低。(來源:《睡眠的神秘世界:休息中的大腦的驚人科學事實》)

想保持高水平的戰斗力,別當加班狂魔了,去睡個好覺吧。下次你也別糾結為什么工作效率不高了,原因很簡單,因為你就是那 70% 的睡眠不足人群中的一員。

2. 不要太常說 “Yes”

根據帕累托原理(Pareto Principle),80% 的成果,來自于你 20% 的付出;而 20% 的成果,會消耗 80% 的付出。與其更努力工作,我們不如就把注意力首先放在產生 80% 成果的那部分努力上,放棄剩余的部分好了。這樣我們將會有更多時間去關注更重要的事。我們不應該對那些很少產生成果,或者幾乎沒有成果的任務說 “yes” 了。

“The difference between successful people and very successful people is that very successful people say “no” to almost everything.”?—?Warren Buffet.

“成功的人與非常成功的人的區別在于,非常成功的人幾乎對所有事情都說‘不’。”——沃倫·巴菲特

這就引出了一個問題:你應該對什么說“是”,又應該對什么說“不”呢?如果你無法推測某件事是否值得你去花時間,那么考慮進行一個簡單的分離測試(split test)。追蹤你做的每一件事,盡可能優化它。

大多數人常說“是”,因為這比說“不”要簡單得多。沒有人想當壞人吶!

 

2012年《消費者調查》(Consumer Research)雜志上發表的一份研究里,研究人員將120名學生分為2組。一組被訓練去用“I can't”,而另一組則使用“I don't”。結果很有意思:

那些告訴自己“I can't eat X”的學生,有61%的時間會選擇吃巧克力棒。而說“I don't eat X ”的學生僅36%的時間會吃巧克力糖。措辭上的小小的改變,顯著地提高了人們選擇健康食物的幾率(下次記得少應承,多說“我不想”)

另一個避免做那些沒有價值的事情的竅門是:20秒規則:在開始這些事情前,拖延20秒。

為建立良好習慣,要減少啟動拖延;同時為壞習慣設立啟動障礙。我們越能降低甚至消除的激活能,就越能提高我們落實積極改變的能力。來源:《幸福的好處:助職場成功、提高工作表現的7個積極心理學原則》

3. 別事必躬親,找人幫幫忙

在我事業的某個階段,我管理著一家大型社團,力不從心。我試圖讓自己做所有的事情。我疲憊不堪,可最后社區自行運營得也很好。令人驚訝的是,成員們工作比我以往做的更加出色。我領會到集體的力量,也理解了品牌需要用戶去生成內容。

消費者比市場營銷人員更了解他們想要什么,如何得到。不知大家是否了解到,據 Octoly 統計,在 YouTube 上,用戶制作的視頻比品牌制作的視頻點擊量高 10 倍。當搜索一個特定品牌的信息時,超過一半(51%)的美國人更信任用戶生成的內容,而非品牌網站(16%)、或者報道品牌的媒體(14%)。對市場營銷人來說,敞開心扉向社區尋求幫助十分重要。

 

來源:《在YouTube上免費媒體排名》——Octoly

做一個優秀的內容營銷人員不在于能否制造最好的產品,而在于能否組建一個能夠生產高質量產品的團隊。

意識到我們可以尋求幫助,這點非常重要。我們不可能獨自做完所有事情。最好的辦法是讓更能勝任此事的人去分擔你的一部分任務。這會使你擁有更多時間關注最重要的任務。與其浪費時間靠自己琢磨,不如找個專家幫幫你。

很多時候,就算你的朋友幫不了你,但有他們在身邊你會更有效率。

僅僅需要有朋友在身邊,就可以讓你提高生產力。“注意力缺陷多動癥(ADHD)的治療里有一個概念叫‘替補’(body double),”來自馬薩諸塞州伍斯特大學的臨床神經心理學家、哲學博士大衛·諾埃爾(David Nowell)說,“當有其他人在旁邊時,即使并沒有得到他人指導或是協助,難于自控的人們仍可以完成更多東西。”如果你要完成一個無聊或是有難度的任務,比如清理衣櫥或者整理納稅時需要的收據,那就找一個朋友來做你的“替補”吧!(來源:《朋友的影響:朋友造就我們的驚人方式》)

4. 別再做完美主義者

“我們發現完美主義使專家在研究中效率低下。越力求完美,他就越低效,”達爾豪斯大學心理學教授博士西門·雪莉(Simon Sherry)在進行了一項關于完美主義和生產力的研究后,這樣告知《大學事務》(University Affairs)雜志。博士雪莉發現完美主義程度和效率之間呈穩定的負相關。

與完美主義者相關的一些問題如下:

他們花費比實際需要更多的時間來完成任務。

他們拖延并等待最佳時機。但在商業中,當這個時刻到來時,就已經太晚了。

因為他們太專注于細節,就錯過了對全局的構想。

市場營銷員常常等待完美時機。這樣做,他們終將錯失時機。完美時機就是現在。

5. 別再做重復的工作,讓它自動化。

根據 Tethys Solutions 的一份調查研究,一個 5 人的團隊,經過 2 個月生產力的提高之后,5 個成員將他們在重復的工作上花費的 3%、20%、25%、30% 和70% 的時間分別減少到 3%、10%、15%、15% 和 10%。

 

 

來源:《使用自動化軟件提高商業生產力和競爭力》——Tethys Solutions

一周前,我用 15 分鐘寫了一個基本的 Python 程序。想法是在 Ruby bot 獲取的 Twitter 應用界面的數據中生成出內容,然后用 Hootsuite 來成批整合。這曾需要我花一整天的時間來完成,現在我僅需要不到 5 分鐘。如今,每當我需要做一些反復(多于 5 次)的工作時,我會問自己能否找到一個程序幫我完成它。

你無須成為一個程序員來自動化你的重復任務。有技能或者資源固然是好事,但不是必須的。如果你自己做不了,那就花錢買吧。

人們常常忘記時間就是金錢。人們自己動手做事,因為這樣方便又無需調研。在 Instagram 上很輕易就能處理掉30張用戶自定義圖像。但若你要管理 5 個不同平臺上的 3000 張照片和視頻,你就需要一個好的數字資源管理軟件了。在 Filemobile 上,我們幫助人們解決這個問題,生成更多的用戶生成內容。就像管理富媒體一樣,你可以上網買一個軟件來解決幾乎所有問題。

如果你仍找不到解決辦法,那你可以聘請一個專家來幫你。記住,花錢是為了賺錢,時間是你最有價值的商品。

6. 別再瞎猜了,開始用數據支撐你的決策吧

如果你可以優化搜索引擎網站,你就可以優化你的生活,發現并發揮你最大的潛能。

網上存在許多研究結果,可以提供各個領域的答案。例如,你知道大多數人最容易在下午4點精力分散嗎?這個隨機統計數據來自賓夕法尼亞州立大學的心理學副教授羅伯特·馬丘克(Robert Matchock)的最近一項調查研究。就算找不到你需要的數據,做一次分離測試也不會占你太多時間。

比如,上周我們做了一些測試去尋找優化 Twitter in-stream preview 的最佳方法。

不停問自己要如何衡量和優化你所做的所有事情。

7. 停下工作,留時間放空

很多人沒有意識到當我們對某事過于專注時,本質上是將自己禁錮在了一個盒子里。偶爾放下你的工作,擁有一點獨處的時間其實很重要。《波士頓環球報》(The Boston Globe)上的《獨處的力量》(The power of lonely)一文說,獨處時間對大腦和精神都有益。

一個持續的哈佛課題研究表明,如果人們相信他們在獨自經歷某件事,他們會形成更持久更準確的記憶。另一項研究表明,一定量的獨處可以使一個人更能理解他人。盡管沒有人會反駁生命早年過多的獨處是不健康的,但一定量的獨處確實能夠幫助青少年調節情緒并在學校中獲得好成績。(來源:《獨處的力量》)

抽時間自我反省對我們很重要。我們常常會在不專注事時找到解決問題的辦法。

我們不會一夜之間就擁有高效率,和生活中的其他事情一樣,是需要付出努力的。但如果你只是坐等它發生,你不會有任何改變。為了活得更好,我們需要更多地了解我們的身體,并想辦法優化我們的能量。

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